document more stuff, especially around what the treasurer does

Author: honzajavorek

operations/glossary.rst

@@ -20,7 +20,7 @@ Slovníček
       :term:`Výborem <Výbor>` schválený text popisující vnitřní pravidla pro fungování spolku. Pružnější než :term:`stanovy <Stanovy>`. Směrnici může navrhnout kdokoliv. Směrnice Pyvce jsou :ref:`zde <smernice>`.
 
    Pokladník
-      Člen :term:`výboru <Výbor>`, který byl zvolen aby se staral o finanční transakce a daně spolku. Pokud zvolen není, náleží tato zodpovědnost předsedovi spolku. Pokladník a jeho zodpovědnost jsou :ref:`popsány ve stanovách <pokladnik>`.
+      Člen :term:`výboru <Výbor>`, který byl zvolen aby se staral o finanční transakce a daně spolku. Pokud zvolen není, náleží tato zodpovědnost předsedovi spolku. Pokladník a jeho hlavní zodpovědnosti jsou :ref:`popsány ve stanovách <pokladnik>`. Vedlejší zodpovědností je, aby :term:`účetní <Účetní>` neměla práci na Pyvci jako nekonečnou šifrovací hru. Pokladníkem se člověk stane především přečtením :ref:`všeho ohledně financí <financni-podpora>` a :ref:`návodů pro pokladníka <navody-pokladnik>`.
 
    Účetní
       Externě najímaný člověk, který nám dělá kompletní finanční a daňovou evidenci. Za tuto práci platíme. V současné době využíváme toho, že předseda Pyvce má firmu `Fragaria <https://fragaria.cz/>`_ a tak prostě posílá jejich paní účetní kromě podkladů pro účetvnictví firmy i podklady pro účetnictví Pyvce.

operations/runbooks.rst

@@ -17,7 +17,9 @@ Návody pro kohokoliv
 Jak se stát členem
 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 
-**Pro koho je tento návod:** uchazeč(ka) o členství v Pyvci
++------------------------------+---------------------------------------------+
+| **Pro koho je tento návod:** | uchazeč(ka) o členství v Pyvci              |
++------------------------------+---------------------------------------------+
 
 #. Přečti si :ref:`stanovy`.
 #. Přečti si :ref:`jak Pyvec pomáhá <podpora>`.
@@ -59,12 +61,14 @@ Jak se stát členem
 #. Pyvec nemá zaveden členský poplatek, takže od této chvíle se stačí řídit :ref:`stanovami <stanovy>`.
 
 
-.. _proplaceni:
+.. _jak-proplatit:
 
 Jak si nechat něco proplatit
 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 
-**Pro koho je tento návod:** kdokoliv využívající :ref:`finančních služeb Pyvce <financni-sluzby>`
++------------------------------+-----------------------------------------------------------------------+
+| **Pro koho je tento návod:** | kdokoliv využívající :ref:`finančních služeb Pyvce <financni-sluzby>` |
++------------------------------+-----------------------------------------------------------------------+
 
 #. Přečtu si jak správně využívat :ref:`finančních služeb Pyvce <financni-sluzby>`.
 
@@ -88,6 +92,16 @@ Jak si nechat něco proplatit
    - **co to je** za věc (pokud není zřejmé z dokladu) a **k čemu slouží** ("*...při každém workshopu konaném v Hospodě na Mýtince potřebujeme prodlužovačku, takže jsme se rozhodli ji koupit*")
    - na jaké **číslo účtu** mají být proplaceny peníze
 
+   .. code-block:: text
+
+      Ahoj,
+
+      prosím o proplacení faktury v příloze. Spadá pod SKUPINA.
+      Jedná se o VĚC, kterou jsme pořídili abychom vyřešili DŮVOD.
+      Peníze prosím proplatit na ČÍSLO ÚČTU.
+
+      Díky!
+
    Tyto informace sděluji **e-mailem** (ne ústně, ne na papíře, ne na :ref:`Slacku <slack>`), aby byly dohledatelné na jednom místě.
 
 
@@ -97,7 +111,9 @@ Návody pro výbor
 Přijetí nového člena
 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 
-**Pro koho je tento návod:** výbor
++------------------------------+-----------+
+| **Pro koho je tento návod:** | výbor     |
++------------------------------+-----------+
 
 #. Osoba žádající o členství napíše e-mail na [email protected]. Tím vznikne doklad o jeho žádosti (ten e-mail, který je možné v případě potřeby dohledat).
 #. V kanále `#pyvec-board <https://pyvec.slack.com/messages/G32A3QKAR/>`__ někdo nadnese:
@@ -117,7 +133,9 @@ Přijetí nového člena
 Zápis z jednorázového elektronického hlasování
 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 
-**Pro koho je tento návod:** výbor
++------------------------------+-----------+
+| **Pro koho je tento návod:** | výbor     |
++------------------------------+-----------+
 
 #. Na začátek stránky :ref:`zapisy` přidej zápis podle následující šablony:
 
@@ -141,3 +159,94 @@ Zápis z jednorázového elektronického hlasování
    Pokud nějaký člen rady nehlasoval, tak není potřeba jej vůbec uvádět.
 
 #. Pošli Pull Request s touto změnou. Před jeho přijetím by měl být schválen alespoň jedním dalším členem výboru (můžeš nastavit tým `@pyvec/board <https://github.com/orgs/pyvec/teams/board>`__ v *reviewers*).
+
+
+.. _navody-pokladnik:
+
+Návody pro pokladníka
+---------------------
+
+.. _proplaceni:
+
+Proplácení účetních dokladů
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
++------------------------------+---------------------------------------------+
+| **Pro koho je tento návod:** | :term:`pokladník <Pokladník>`, předseda     |
++------------------------------+---------------------------------------------+
+
+#. Někdo využívá :ref:`finančních služeb Pyvce <financni-sluzby>` a krok za krokem následuje návod :ref:`jak-proplatit`. Na Pyvec přijde účetní doklad k proplacení a e-mail s dalšími detaily:
+
+   - pod jakou **skupinu** výdaj spadá
+   - **co to je** za věc a **k čemu slouží**
+   - na jaké **číslo účtu** mají být proplaceny peníze
+
+#. Přihlásíš se do `Fio banky <https://ib.fio.cz/ib/login>`_ a odešleš platbu, přičemž využiješ detaily z e-mailu:
+
+   -  číslo účtu
+   -  do zprávy napíšeš:
+
+      .. code-block:: text
+
+         SKUPINA: proplacení účtu za VĚC
+
+#. Propiskou napíšeš na papírový doklad slovo **PYVEC** aby se odlišil od dokladů firmy `Fragaria <https://fragaria.cz/>`_ a dáš jej do šuplíku číslo 2 ve `Fragarii <https://fragaria.cz/>`_, odkud se doklady automagicky odesílají k :term:`účetní <Účetní>`.
+
+.. note::
+
+   Ideálně je každý účetní doklad vyřízen samostatnou platbou. Cílem je, aby :term:`účetní <Účetní>` mohla z výpisu snadno evidovat co k čemu patří.
+
+   Pokud je toho víc, třeba při proplácení účtenek z `PyCon CZ <https://cz.pycon.org>`_, sloučíš platby podle čísla účtu kam se mají proplatit peníze, poznamenáš to do zprávy k platbě a papírové doklady se sepnou sponkou s poznámkou, že byly proplaceny dohromady.
+
+
+Vystavení faktury
+^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
++------------------------------+---------------------------------------------+
+| **Pro koho je tento návod:** | :term:`pokladník <Pokladník>`, předseda     |
++------------------------------+---------------------------------------------+
+
+#. Někdo Pyvci oznámí "domluvila jsem, že nám `PSF <https://www.python.org/psf/>`_ pošle milion korun jako sponzorský dar"
+#. Zjisti:
+
+   - pod jakou **skupinu** příjem spadá (PyLadies, PyCon CZ, Pyvo v Brně, ...)
+   - na jakou **částku**
+   - na jaké **fakturační údaje**
+
+#. Napiš e-mail a pošli jej naší :term:`účetní <Účetní>`:
+
+   .. code-block:: text
+
+      Dobrý den,
+
+      prosím o vystavení faktury za Pyvec na částku ČÁSTKA.
+      Účetní středisko je SKUPINA. Fakturační údaje:
+
+      FAKTURAČNÍ ÚDAJE
+
+      Děkuji
+
+   Fakturační neposílá jako odkaz někam na internet, ale vloží je přímo do e-mailu jako text.
+#. :term:`Účetní` odpoví připravenou fakturou. :term:`Pokladník` nebo člověk z prvního bodu ji doručí plátci.
+
+.. note::
+
+   Pokud víš, že budeš vystavovat deset faktur, tak neposíláš deset e-mailů, ale připravíš si informace a potom o vystavení všech požádáš jednou zprávou.
+
+
+Příprava podkladů pro účetní závěrku
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
++------------------------------+---------------------------------------------+
+| **Pro koho je tento návod:** | :term:`pokladník <Pokladník>`, předseda     |
++------------------------------+---------------------------------------------+
+
+#. Když se blíží konec roku, :term:`účetní <Účetní>` se ozve, že by potřebovala doklady pro účetní závěrku.
+#. Získej doklady za věci placené v tomto roce od těch, kdo je ještě nedodali, a věci :ref:`proplať <proplaceni>`.
+#. Stáhni výpisy z PayPalu a pošli je :term:`účetní <Účetní>`. Výpisy z transparentního účtu si stahuje sama. Účetní doklady, které jsme jí za celý rok poslali, musí sedět s tím, co je ve výpisech. Když něčemu nerozumí, napíše a doptá se.
+#. :term:`Účetní` pošle zpět účetní závěrku a všechno k daňovému přiznání.
+
+   .. note::
+      Účetní závěrky máme zatím rozházené po e-mailech a :ref:`Google Drive <gsuite>`. Toto bychom chtěli do budoucna vylepšit a závěrky podle :ref:`stanov <stanovy>` nechávat schvalovat členskou schůzí a zveřejňovat je.
+
+#. Nějaké z těch papírů (:term:`účetní <Účetní>` napíše jaké) podepíše předseda a pošle na finanční úřad.

operations/support-money.rst

@@ -27,7 +27,7 @@ Přes Pyvec tečou peníze české Python komunity. Poskytujeme tyto hlavní slu
 Otočení sponzorských peněz
 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 
-Jestliže na svou věc seženete sponzora, Pyvec mu pošle fakturu na potřebnou částku a peníze od sponzora uloží na svůj transparentní účet. Z těchto peněz vám věc oproti účetnímu dokladu :ref:`proplatí <proplaceni>`, a to bez nutnosti schvalování :term:`výborem <Výbor>`. Pokud z peněz něco zbude, zůstanou na účtu Pyvce pro :ref:`granty <granty>`. Příklad:
+Jestliže na svou věc seženete sponzora, Pyvec mu pošle fakturu na potřebnou částku a peníze od sponzora uloží na svůj transparentní účet. Z těchto peněz vám věc oproti účetnímu dokladu :ref:`proplatí <jak-proplatit>`, a to bez nutnosti schvalování :term:`výborem <Výbor>`. Pokud z peněz něco zbude, zůstanou na účtu Pyvce pro :ref:`granty <granty>`. Příklad:
 
    Jiřík každý měsíc :ref:`organizuje Python sraz <srazy>` v Zeleném Údolí. V Zeleném Údolí je bohužel jen jediný vhodný podnik, kde lze sraz konat, a to Hospoda na Mýtince. Ta si za akce účtuje pronájem 500 Kč za večer. Jiřík sežene sponzora srazu, místní firmu Červený Klobouk, a.s., která zaplatí pronájem na celý rok. Jiřík s touto dohodou seznámí Pyvec a poprosí jej, aby transakci vyřešil. Pyvec pošle Červenému Klobouku fakturu na 6000 Kč. Jiřík každý měsíc nájem zaplatí ze svého, doklad pošle Pyvci, a ten mu jej proplatí. Když to Jiříka přestane bavit, řekne Hospodě na Mýtince, aby rovnou poslala Pyvci fakturu za několik měsíců, a Pyvec ji proplatí.
 
@@ -41,7 +41,7 @@ Na příkladu je vidět hned několik výhod tohoto modelu:
 - Jiřík má za sebou právní entitu, která je schopna přijímat nebo vydávat faktury a má transparentní účet.
 
 .. note::
-   Pyvec může věci :ref:`proplácet <proplaceni>` jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Pokud vám sponzor pošle více peněz než nakonec bylo potřeba, nelze vám je jen tak vyplatit. Můžete je ale v budoucnu čerpat na další věci pomocí :ref:`grantů <granty>`.
+   Pyvec může věci :ref:`proplácet <jak-proplatit>` jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Pokud vám sponzor pošle více peněz než nakonec bylo potřeba, nelze vám je jen tak vyplatit. Můžete je ale v budoucnu čerpat na další věci pomocí :ref:`grantů <granty>`.
 
 
 .. _granty:
@@ -60,10 +60,10 @@ Pokud na svou věc nemáte sponzora, můžete požádat Pyvec o grant. Pyvec dis
 
 #. :term:`Výbor` žádost zváží a odhlasuje, zda ji schválí nebo zamítne. Toto se děje pro všechny žádosti minimálně jednou za měsíc na schůzi výboru, ale v závislosti na vytíženosti členů výboru se to může zvládnout i rychleji.
 #. Výbor vás seznámí s výsledkem hlasování. Pokud žádost zamítne, měl by udat důvod, proč se tak stalo.
-#. Zaplatíte věc ze svého a účetní doklady si necháte proplatit Pyvcem podle :ref:`tohoto návodu na proplácení <proplaceni>`. Pokud by šlo o velkou částku na fakturu, domluvíte se s Pyvcem, aby ji zaplatil rovnou.
+#. Zaplatíte věc ze svého a účetní doklady si necháte proplatit Pyvcem podle :ref:`tohoto návodu na proplácení <jak-proplatit>`. Pokud by šlo o velkou částku na fakturu, domluvíte se s Pyvcem, aby ji zaplatil rovnou.
 
    .. note::
-      Pyvec může věci :ref:`proplácet <proplaceni>` jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Pokud vám byl udělen grant 4000 Kč, je tím míněno "proplatíme účetní doklady do výše 4000 Kč".
+      Pyvec může věci :ref:`proplácet <jak-proplatit>` jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Pokud vám byl udělen grant 4000 Kč, je tím míněno "proplatíme účetní doklady do výše 4000 Kč".
 
 #. Napíšete článek na `komunitní blog <https://blog.python.cz/>`__ (repo `zde <https://github.com/pyvec/blog.python.cz>`__), kde sepíšete (případně vyfotíte) výslednou věc. Jak se to povedlo, komu to pomohlo, jakou měli radost, co se naučili, apod.
 
@@ -90,7 +90,7 @@ Granty mohou být :ref:`jednorázové <granty>` nebo paušální. Ty paušální
 
    Lumír je hlavním organizátorem kurzů pro začátečníky v Zeleném Údolí. Kurzy se konají pravidelně každý půlrok a při jejich organizaci je potřeba tu koupit lístečky, tu prodlužovačku, tam zase malé občerstvení. Nejsou to velké výdaje, takže je Lumír platí sám, ale když se v prosinci podíval do prasátka, zjistil, že v součtu to vlastně bylo dost peněz. Rozhodne se tedy požádat Pyvec o paušální grant.
 
-Postup získání grantu je :ref:`stejný jako u jednorázových <granty>`, akorát s tím rozdílem, že nežádáte o jednorázové peníze, ale o pravidelnou částku na měsíc. Opět platí, že Pyvec může věci :ref:`proplácet <proplaceni>` jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Grant 200 Kč/měsíc, je tedy míněn "proplatíme účetní doklady do výše 200 Kč měsíčně". Po získání paušálního grantu **nemusíte psát článek na blog**. (Ale můžete!) Příklad:
+Postup získání grantu je :ref:`stejný jako u jednorázových <granty>`, akorát s tím rozdílem, že nežádáte o jednorázové peníze, ale o pravidelnou částku na měsíc. Opět platí, že Pyvec může věci :ref:`proplácet <jak-proplatit>` jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Grant 200 Kč/měsíc, je tedy míněn "proplatíme účetní doklady do výše 200 Kč měsíčně". Po získání paušálního grantu **nemusíte psát článek na blog**. (Ale můžete!) Příklad:
 
    Lumír do `#money <https://pyvec.slack.com/messages/C9E81JFS5/>`__ napíše:
 
@@ -109,7 +109,7 @@ Pyvec disponuje dvěma účty:
 
 PayPal máme především kvůli prodeji lístků a vyplácení *Financial Aid* při organizaci konference `PyCon CZ <https://cz.pycon.org>`_, ale řešíme přes něj i jiné mezinárodní platby, např. sponzorské dary od `PSF <https://www.python.org/psf/>`_. Vše ostatní je na transparentním účtu.
 
-Pyvec k Fio účtu disponuje debetní kartou, ale zatím se jejímu použítí spíše bráníme. Pokud jsou někde potřeba např. pravidelné platby kartou (např. při vedení účtu na `meetup.com <https://www.meetup.com/>`_), je z hlediska zabezpečení lepší, když tam dá člověk svoji kartu a peníze si poté nechá :ref:`proplatit <proplaceni>` standardním způsobem.
+Pyvec k Fio účtu disponuje debetní kartou, ale zatím se jejímu použítí spíše bráníme. Pokud jsou někde potřeba např. pravidelné platby kartou (např. při vedení účtu na `meetup.com <https://www.meetup.com/>`_), je z hlediska zabezpečení lepší, když tam dá člověk svoji kartu a peníze si poté nechá :ref:`proplatit <jak-proplatit>` standardním způsobem.
 
 
 Hospodaření Pyvce